SKAB STØRRE resultater med bedre samarbejde
Godt og effektivt samarbejde er det første og vigtigste skridt mod store resultater. Men hvordan får man teamet til at fungere, og hvilke værktøjer understøtter bedst de opgaver, som din virksomhed arbejder med? Det får du inspiration til her.
Tekst: Aksel Brinck og Natasja Broström
En gruppe af personer er stærkere end det enkelte individ. Sådan har det været, siden vi mennesker levede som jægere og samlere. På moderne arbejdspladser er det ikke mindre vigtigt både at kunne udvikle og løse problemer i grupper på en effektiv måde. Ofte er deltagerne i et team fysisk adskilt, og nutidens opgaver kræver tit kreative og abstrakte løsninger, der ikke ligger lige for hånden. Processen kan kun lykkes, hvis teamet fungerer.
Fordele ved at arbejde i grupper
Der er mange fordele ved at arbejde i grupper. Gruppens medlemmer kan dele viden, og de er hver for sig en unik ressource, som det samlede team kan benytte til at træffe gode beslutninger og finde succesrige løsninger. Samarbejdet i et team knytter også medlemmerne til hinanden – når det fungerer – og denne relation kan man drage fordel af i det fremtidige samarbejde. Desuden lærer team-medlemmerne af hinandens kompetencer; alle bliver dygtigere.
En gruppe kan være samlet om et bestemt projekt, men teamet kan selvfølgelig også være et fast arbejdsfællesskab på for eksempel et kontor. Uanset hvad, gælder det om at arbejde bedst muligt sammen, og her er det en stor fordel at udnytte de fremragende samarbejdsværktøjer, som for eksempel er tilgængelige i de nyeste versioner af softwarepakker som Microsoft 365 og Google Workspace.
App's til samarbejde
Der findes mange typer applikationer til samarbejde. Men man kan i grove træk opdele dem i fem kategorier.
De fleste konkrete opgaver starter med planlægning og projektledelse, og til det formål findes der en næsten uendelig mængde af værktøjer.
Det kan være, du har brug for en fagspecifik løsning, men ellers kan du starte med at afprøve programmet Projektstyring, som er et tilkøb til Microsoft 365. Med appene i Google Workspace Marketplace er det også muligt at teste sig frem til en god løsning – prøv for eksempel Gantter Projektstyring.
Programmer til kommunikation
Den næste kategori vi kigger på, er programmer og tjenester til videomøder. Her har mange arbejdspladser allerede stiftet bekendtskab med Microsoft Teams, Google Meet og Zoom. Store virksomheder foretrækker ofte Ciscos løsning Webex.
De kan alle næsten det samme og har indbygget mulighed for at dele dokumenter. De kan også fungere i en browserbrugerflade. Programmerne har udviklet sig med lynfart under coronaperioden og er meget fleksible.
Det er faktisk mere korrekt at kalde de nævnte programmer for kommunikationsværktøjer. For de har eksempelvis også indbygget chat, som er det tredje værktøj i denne samling, som du kan bruge til at fremme samarbejde. Det er i mange tilfælde en mere effektiv måde at kommunikere på end med mail og telefon. Det kan give færre mails, fremskynde kommunikationsprocesser og føre til hurtigere beslutninger og godkendelser.
Mindre kan være bedre
Når du først er i gang med opgaverne, kan det i særlige situationer være en fordel, hvis flere personer samtidig kan skrive eller redigere i et dokument. Det er muligt med Microsoft 365 og Google Workspace. I Microsoft 365 skal dokumentet være lagret i skyen i OneDrive, hvorefter den enkelte bruger nemt inviterer deltagere ved at klikke på knappen ”Del”, som sidder til højre over Båndet i programmer som Word og Excel.
Den femte og sidste anbefaling er netop at lade skyen være den fælles platform. Det kan være OneDrive, Google Drev eller noget tredje. På den måde har alle medlemmer af teamet hele tiden adgang til de dokumenter og filer, der arbejdes med uanset, hvor de befinder sig.
Man undgår også versionsfejl. For alle versioner af en fil befinder sig på samme centrale sted. På den måde reduceres behovet for en masse forklarende, koordinerende mails, og man sparer tid. Nogle gange handler godt samarbejde nemlig også om at reducere mængden af kommunikation.
Sådan vælger du værktøjer
Vælg de samarbejdsværktøjer, som kommer de enkelte medarbejderes individuelle behov mest muligt i møde.
• Mange funktioner
I nogle erhverv er der brug for meget fagspecifikke værktøjer, men ellers er det en fordel at vælge software eller tjenester med mange forskellige funktioner.
• Høj brugervenlighed
Spar tid og penge med brugervenlige løsninger. Bed om en demo, og kontroller brugerflade og navigation.
• Sikkerhed og privatliv
Kan team-medlemmerne også kommunikere indbyrdes to og to, uden at andre ser det? Og kan man trygt arbejde på konfidentielle projekter?
• Overvej skyen
Med skybaserede løsninger kan alle nemt dele filer og kontrollere tidligere versioner. Og alt kan tilgås fra hvilken som helst enhed.
• God integration
Vælg værktøjer, som uden videre kan integreres med andre programmer. Alle filtyper, som teamet normalt bruger, skal være understøttet.
3 tips til bedre samarbejde
1 Opsæt mål og regler
Teamets mål skal gentages jævnligt - det er pejlemærket for alle aktiviteter - og der skal være klare spilleregler, for eksempel for hvor længe møder skal vare.
2 Lyt først og fremmest
I et velfungerende team respekterer man hinanden og lytter, før man taler. Det opbygger tillid i gruppen.
3 Vær åben og fleksibel
Folk er forskellige og har forskellige faglige og personlige vinkler på en opgave. De bedste og mest kreative grupper er i stand til at integrere forskellighed.